Verwacht het onverwachte voor jouw talent! Square City werkt als trusted advisor voor profielen in office, logistiek, supply chain & engineering. Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze consultants mag je rekenen op een kwalitatieve, duurzame en transparante samenwerking.
 

We zijn op zoek naar een gemotiveerde Management Assistant bij een toonaangevende logistieke speler in Antwerpen. Als Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt en de spilfiguur rond de directie. Jij vormt de betrouwbare buffer waar niet iedereen zomaar voorbij geraakt. 
 

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je beheert strategisch de complexe agenda’s, prioriteiten en deadlines van de directieleden.

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor correspondentie en communicatie, en filtert binnenkomende verzoeken (zowel intern als extern).

• Je bereidt vergaderingen voor en volgt ze op, inclusief vertrouwelijke dossiers en het opstellen van notulen.

• Je leest documenten en presentaties kritisch na en voorziet ze van eerste feedback.

• Je organiseert reizen, vergaderingen en evenementen tot in de puntjes.

• Je volgt het operationele beheer van het wagenpark (country fleet) nauwgezet op.

• Je verwerkt administratief de facturen en biedt algemene ondersteuning.

• Je neemt een actieve rol op in het creëren van een professioneel en verzorgd directiesecretariaat, bijvoorbeeld door meetingrooms in orde te brengen.

• Je ontvangt bezoekers op een representatieve manier en zorgt voor een vlotte ontvangst.

Dit zijn de vereiste kwalificaties:

• Je beschikt over minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare, veeleisende ondersteunende rol.

• Je communiceert professioneel en zelfverzekerd met verschillende stakeholders, ook in het Engels.

• Je hebt ervaring met het omgaan met confidentiële informatie en weet als geen ander wat discretie betekent.

• Je werkt zelfstandig, bent proactief en in staat om op niveau mee te denken met de directie.

• Je beschikt over een sterke interesse in de werking van een internationale organisatie en bent bereid je actief te verdiepen in onze business, processen en sector.

• Kennis van of ervaring in de maritieme of logistieke sector is een pluspunt, maar geen must — een leergierige ingesteldheid en het vermogen om snel inzicht te verwerven in dossiers zijn wél essentieel.

• Je begrijpt snel de context van interne presentaties of strategische nota’s en kan hier met gezond verstand en discretie een eerste inhoudelijke toets op  uitvoeren.

• Je kan omgaan met hoge verwachtingen, complexe situaties en laat je niet snel uit het lood slaan.

• Je combineert diplomatie met daadkracht, en bewaart het overzicht in een snel evoluerende omgeving.

• Je bent niet te beroerd om hands-on bij te springen waar nodig — ook als dat betekent dat je zelf een vergaderruimte voorbereidt of een planning last-minute herstructureert.

• Vloeiende beheersing van Nederlands en Engels is vereist, Frans is een pluspunt.
   

Dit is wat onze klant aanbiedt:

• In deze job krijg je een aantrekkelijk loon in lijn van je ervaring.

• Maaltijdcheques €8 (€1,54 eigen bijdrage).

• Ecocheques van €250.

• Gratis hospitalisatieverzekering.

• Groepsverzekering.

• Pensioenspaarplan.

• Internet en gsm vergoeding.

• 20 wettelijke vakantiedagen, 6 ADV dagen, 4 extralegale halve dagen en 1 volledige dag.

• Cadeaucheques van €40 netto.

• De kans om binnen de groep je verder te ontwikkelen.